CONCEPTOS GENERALES

CONCEPTUALIZACIÓN

¿QUÈ ES MÉTODO ARCHIVÍSTICO?

Se define como método archivístico al conjunto de instrucciones y decisiones que son destinadas para hacer probar un conocimiento ajustado a la realidad archivística.

El método archivístico implica un conocimiento global de la institución generadora de la documentación. Asimismo, de su aplicación se deriva un fondo documental con una adecuada organización y bien estructurado según su cuadro de clasificación.

Además, la aplicación de método archivístico resulta un fondo documental que presenta una disposición organicista, donde cada uno de los documentos solo tiene sentido en relación con los demás y también es preparado para ser consultado por el usuario.

En conclusión, el método archivístico se encarga se recoger, conservar y servir a los documentos, por medio de un conjunto de principios básicos, los que parten de la base, el cual es el documento que hace parte de un todo estructurado y que aislado no tiene sentido, ya que su interés reside con la relación de los documentos que lo adelantan o lo siguen, es decir, el carácter seriado de esa documentación marca la diferencia entre la archivística y las otras ciencias de la información o la comunicación.

CONCEPTO DE ARCHIVO

El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

El lugar donde se custodian documentos importantes para una organización también se conoce con el nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”

Varias décadas atrás, los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las compañías comenzaran a ingresar sus documentos en bases de datos, contaban con inmensos depósitos repletos de altas estanterías, en las cuales se conservaban cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del tiempo.

A lo largo de dicho proceso de digitalización, muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos antiguos pueden mostrar pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.

Varias décadas atrás, los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las compañías comenzaran a ingresar sus documentos en bases de datos, contaban con inmensos depósitos repletos de altas estanterías, en las cuales se conservaban cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del tiempo.

A lo largo de dicho proceso de digitalización, muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos antiguos pueden mostrar pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.

Cabe mencionar que, por diferentes razones, ciertos libros y documentos no pueden ser descartados para ser reemplazados por una versión digital, ya que tienen un valor histórico que exige su conservación en formato físico. Sin embargo, el paso de su contenido a un ordenador, así como su escaneado para ser visualizado en tres dimensiones resultan ideales para disminuir su deterioro y permitir a la gente revisarlo y observarlo tantas veces como desee.

¿QUE ES ARCHIVALIA?

El vocablo Archivalía fue introducido por T. Schellemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado como plural, archivale como singular, en holandés Archivalía, en inglés Archivalía, como masa de documentos preservadas en un archivo.

De acuerdo con su origen, la Archivalía serían los documentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de comprender, veamos la definición: "Por Archivalía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales"

Lógicamente podemos pensar que este término puede facilitarnos algunos aspectos de la archivología, pero de su interpretación depende del punto de vista que lo tratemos, veamos:

En la segunda fase de formación de los archivos presentadas por el Dr. Tanodi, se habla de Archivalía verdadera como la documentación que cumple algunos requisitos:

-Que ha cumplido su función inmediata.

-Que ya no sirve para la tramitación completa.

-Que ha pasado al archivo administrativo.

Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la Archivalía como objeto de la archivología, aclaremos antes que aquí habría una superposición de términos, el objeto de la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería la Archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura de Vázquez, la archivaría sería el objeto formal de la archivología; volviendo al tema, nos dice: "Esta palabra con el correr de los años no ha hecho sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos razones:

Quienes no usan la palabra Archivalía han de definir la palabra archivo como el edificio o institución y como los documentos que contienen creando un equivocismo que es pobreza y dificultad el entendimiento de textos.