CONCEPTUALIZACIÓN
¿QUÈ ES MÉTODO ARCHIVÍSTICO?
Se
define como método archivístico al conjunto de instrucciones y decisiones que
son destinadas para hacer probar un conocimiento ajustado a la realidad
archivística.
El
método archivístico implica un conocimiento global de la institución generadora
de la documentación. Asimismo, de su aplicación se deriva un fondo documental
con una adecuada organización y bien estructurado según su cuadro de
clasificación.
Además,
la aplicación de método archivístico resulta un fondo documental que presenta
una disposición organicista, donde cada uno de los documentos solo tiene
sentido en relación con los demás y también es preparado para ser consultado
por el usuario.
En
conclusión, el método archivístico se encarga se recoger, conservar y servir a
los documentos, por medio de un conjunto de principios básicos, los que parten
de la base, el cual es el documento que hace parte de un todo estructurado y
que aislado no tiene sentido, ya que su interés reside con la relación de los
documentos que lo adelantan o lo siguen, es decir, el carácter seriado de esa
documentación marca la diferencia entre la archivística y las otras ciencias de
la información o la comunicación.
CONCEPTO DE ARCHIVO
El término se utiliza
para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una
institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.
El lugar donde se
custodian documentos importantes para una organización también se conoce con el
nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos
que son un valioso testimonio de la historia nacional”
Varias décadas atrás,
los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología
necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las compañías comenzaran
a ingresar sus documentos en bases de datos, contaban con inmensos depósitos
repletos de altas estanterías, en las cuales se conservaban cajas y carpetas
que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del tiempo.
A lo largo de dicho
proceso de digitalización, muchas empresas descubrieron que habían perdido
parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la
descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por
insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos
antiguos pueden mostrar pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto
prácticamente ilegibles.
Varias décadas atrás,
los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología
necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las compañías comenzaran
a ingresar sus documentos en bases de
datos, contaban con inmensos depósitos repletos de altas estanterías, en las
cuales se conservaban cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el
deterioro propio del paso del tiempo.
A lo largo de
dicho proceso de
digitalización, muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus
archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la descomposición
de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por insectos. Por otro
lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos antiguos pueden
mostrar pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.
Cabe mencionar que, por
diferentes razones, ciertos libros y documentos no pueden ser descartados para
ser reemplazados por una versión digital, ya que tienen un valor
histórico que exige su conservación en formato
físico. Sin embargo, el paso de su contenido a un ordenador, así como su
escaneado para ser visualizado en tres dimensiones resultan ideales para
disminuir su deterioro y permitir a la gente revisarlo y observarlo tantas
veces como desee.
¿QUE ES ARCHIVALIA?
El vocablo Archivalía fue introducido por T.
Schellemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado como plural,
archivale como singular, en holandés Archivalía, en inglés Archivalía, como
masa de documentos preservadas en un archivo.
De acuerdo con su origen, la Archivalía
serían los documentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de
comprender, veamos la definición: "Por Archivalía entendemos todo material
escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro,
audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en
función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida
administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que
originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y
científicos o culturales"
Lógicamente podemos pensar que este término
puede facilitarnos algunos aspectos de la archivología, pero de su interpretación
depende del punto de vista que lo tratemos, veamos:
En la segunda fase de formación de los
archivos presentadas por el Dr. Tanodi, se habla de Archivalía verdadera como
la documentación que cumple algunos requisitos:
-Que ha cumplido su función inmediata.
-Que ya no sirve para la tramitación
completa.
-Que ha pasado al archivo administrativo.
Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la
Archivalía como objeto de la archivología, aclaremos antes que aquí habría una
superposición de términos, el objeto de la archivología es el archivo, el
objeto del archivo sería la Archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la
postura de Vázquez, la archivaría sería el objeto formal de la archivología;
volviendo al tema, nos dice: "Esta palabra con el correr de los años no ha
hecho sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos razones:
Quienes no usan la palabra Archivalía han de
definir la palabra archivo como el edificio o institución y como los documentos
que contienen creando un equivocismo que es pobreza y dificultad el
entendimiento de textos.
