MAPA MENTAL ARCHIVISTICA

CIENCIA ARCHIVISTICA

  Estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos, que abarca su creación, conservación, contexto y organización, así como sus servicios a usuarios y su contribución a la historia y administración entre otras ciencias y disciplinas.
Interviene en el estudio y aplicación de sus principios teóricos, la gestión de documentos desde su surgimiento, revisión, transferencias documentales, el control, acceso y servicios de información a usuarios incluyendo la difusión en amplio sentido, el contexto de los archivos de su sistema inclusive de la institución que los produjo, la descripción de diferentes tipos de documentos con independencia de su soporte, así como su evolución y normatividad que los regula, al igual que su conservación, restauración y reproducción, entre otras. 

Además, se encuentra compuesta por procedimientos encaminados a la organización, conservación y servicio de los documentos.
Para concluir, los principios de la ciencia archivística estudian a los documentos, pero en conjunto como un todo orgánico y no de manera individual, igualmente no se limita a un solo archivo sino contempla la gama de posibilidades de estos, como parte de un sistema.

FUNCIONES ARCHIVÍSTICA

  Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevar a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

 Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas. De acuerdo a sus características se define cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar; con lineamentos que cumplen las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de funciones, regulados en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas; propias de cada entidad o dependencia que son de uso común a la administración. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos,

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.